La tentación es empezar por lo más difícil: ese proceso enorme que te come los lunes. Es el error más caro. La primera tarea que automatizas no se elige por lo mucho que te fastidia, sino porque cumple tres cosas a la vez.
Por qué las tres
- Se repite: si la haces una vez al año, automatizarla cuesta más de lo que ahorra. Lo que se automatiza es lo que vuelve, no lo que duele.
- Es aburrida: las tareas que exigen criterio tuyo no se delegan, se acompañan. Una IA hace bien lo mecánico y regular; lo que pide juicio, lo hace regular.
- Se revisa rápido: si comprobar el resultado cuesta tanto como hacerlo, no has ganado nada. Necesitas poder decir «bien» o «mal» de un vistazo.
Buenas primeras candidatas: resumir correos largos, sacar los datos de una factura, redactar el primer borrador de una respuesta, pasar notas a un acta. Todas se repiten, aburren y se revisan en segundos.
Un ejemplo de los buenos: cada mañana llegan quince correos de clientes y respondes con variaciones de lo mismo. Se repite (a diario), aburre (no decides nada nuevo) y se revisa en diez segundos (lees el borrador y envías o corriges). Perfecta.
Empieza por aquí
- Resumir el correo largo de cada lunes.
- Sacar cuatro datos de facturas iguales.
- Un primer borrador de respuestas frecuentes.
Aquí no, todavía
- Decidir el presupuesto del trimestre.
- Redactar la propuesta a un cliente nuevo.
- Cualquier cosa que hagas una vez al año.
El contraejemplo enseña más: mucha gente empieza por la propuesta comercial porque es lo que más pereza da. Pero exige criterio, cambia en cada caso y revisarla lleva tanto como escribirla. Automatiza eso primero y acabarás peleándote con la IA, corrigiéndolo todo, y concluyendo que «esto no sirve». Sí sirve; empezaste por la tarea equivocada.
Cuándo no aplica: si una tarea toca datos sensibles —nóminas, historiales, contratos— no la estrenes con IA aunque cumpla las tres condiciones. Primero se prueba con algo inofensivo; lo delicado, cuando ya sabes lo que haces.
Hoy: escribe las tres tareas que más veces repites en una semana normal. La que además aburra y se revise de un vistazo es por la que empiezas mañana.
En una línea
- La primera no es la que más fastidia: es la que se repite, aburre y se revisa rápido.
- Empezar por lo difícil te hace concluir que «la IA no sirve».
- Lo sensible se automatiza el último, no el primero.